10 PREGUNTAS CLAVE QUE DEBES HACER PARA VALIDAR EL CIERRE CONTABLE DEL EJERCICIO

Las 10 preguntas claves que debes hacerle a tu contable en el cierre del ejercicio.

La presentación de las Cuentas Anuales se aproxima, una cita con la contabilidad que las sociedades tienen cada año. Para poder superarla sin problemas, os presentamos las claves más importantes para realizar un cierre contable en las mejores condiciones.

Plazos

Es importante tener claros los plazos de la legalización de los libros contables, la presentación y aprobación de las cuentas anuales.

En el caso de una empresa cuyo ejercicio contable coincida con el año natural (Enero a Diciembre)

  • Cierre del Ejercicio (Diciembre)
  • 3 meses (Marzo) - Elaboración de Cuentas Anuales
  • 4 meses (Abril) - Legalización de Libros
  • 6 meses (Junio) - Celebración de la Junta General de Socios/Accionistas. Acuerdo de aprobación de Cuentas Anuales
  • +25 días (25 de Julio) - Presentación Impuesto sobre Sociedades
  • +1 mes ( 30 de Julio) - Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil

Por tanto, la aprobación de las cuentas anuales se realizará en Junta General Ordinaria, seis meses después del cierre del ejercicio, esto es el 30 de junio en empresas cuyo ejercicio coincida con el año natural.

 

¿QUÉ DEBO VERIFICAR PARA EVITAR ERRORES EN MI CIERRE CONTABLE?

(O la gravedad de no saber lo que no se sabe)

De acuerdo, tu no sabes contabilidad, para eso pagas a un gestor, solo faltaría que tuvieras que estar pendiente también de esto, total lo único importante es el importe de las ventas y el dinero que tienes en el banco, ... Pero la realidad, y lo sabes, es que conocer los indicadores contables y financieros que te ofrece la contabilidad es esencial para la toma de decisiones, y por tanto es básico disponer de una números correctos y fiables.

 

¿POR DÓNDE EMPEZAMOS?

TESORERIA (cuentas contables 570 y 572)

No nos engañemos, la tesorería es muy importante. Las cuentas de tesorería son las cuentas contables en las que registramos los movimientos de las cuentas bancarias y de caja de la sociedad, por lo que son el claro reflejo de la liquidez de la que dispone nuestra empresa.

Debemos revisar los saldos de las cuentas bancarias y comprobar que es el mismo importe que tenemos en contabilidad, en el caso de que existan diferencias se deben ajustar y aclarar el origen.

Comprobar que no existe ninguna partida pendiente de aplicación, si  es así se debe investigar su destino.

Arquear la caja y contabilizar partidas pendientes.

 

PRÉSTAMOS BANCARIOS (cuentas 170 y 520)

Los préstamos se dividen en dos grupos, préstamos que deben abonarse antes de que cumpla el plazo de un año, préstamos a corto plazo (520) y los que deben abonarse en un plazo superior (cuenta 170) aunque se debe tener en cuenta que los que están a largo plazo tienen que ir reclasificándose a corto, en concreto, la cantidad que se satisface año a año. De esa forma, el balance, mostrará una imagen fiel del pasivo de nuestra empresa.

Debemos también, contabilizar los gastos financieros devengados de la utilización de instrumentos de financiación y periodificar los que están ya liquidados pero que todavía no se hubieran devengado al cierre.

 

ACREEDORES Y DEUDORES COMERCIALES (cuentas 43 y 40/41)

Es importante revisar las cuentas de clientes, proveedores y acreedores, a fin de verificar que están contabilizadas todas las facturas y todos los cobros/pagos, para que los saldos en el cierre sean correctos y se correspondan con lo que nosotros debemos y viceversa.

 

ADMINISTRACIÓNES PÚBLICAS (cuentas 47)

-IVA, aconsejamos una conciliación trimestral o mensual (dependiendo de la empresa) entre lo registrado en contabilidad y lo detallado en las declaraciones periódicas. Es importante que el saldo esté en las cuentas 4700 (Hacienda Pública deudora por IVA) o en la 4750 (Hacienda Pública acreedora por IVA), dependiendo de si sale a compensar o a pagar pero no debe quedar saldo en 472 y 477.

- Retenciones practicadas (cuentas 4751): Correcta contabilización y registro de las retenciones practicadas a trabajadores y arrendadores, comprobando el saldo correcto al cierre del ejercicio. Deben cuadrar con los modelos 111, 115.

- Retenciones soportadas y pagos a cuenta: comprobar las retenciones de intereses bancarios, intereses de préstamos a otras empresas y  conviene también revisar el importe de las cuentas 473, que debe coincidir con la suma de las retenciones que haya soportado la sociedad y los pagos fraccionados que hayan resultado a pagar a lo largo del año (modelos 202).

- Seguridad Social: Los saldos pendientes en la cuenta 476 deben coincidir con el importe pendiente de pago de las cuotas de la Seguridad Social (TC1) del mes de Diciembre.

 

CUENTAS DE EXISTENCIAS (CUENTAS DEL GRUPO 3)

Las existencias son aquellos bienes que una empresa adquiere para vender o para incorporar en su cadena de producción. Si tu sociedad realiza esta clase de adquisiciones, debes tener en cuenta que no todo lo que compres en el ejercicio, debe considerarse gasto del mismo, sino únicamente el coste de aquellas existencias que has vendido o consumido en dicho intervalo de tiempo. Por lo que se deberá hacer la valoración de existencias y recuento a principios de año y otro al final para saber el importe de las compras que puedes imputar a la cuenta de Pérdidas y ganancias.

Se admiten sólo dos métodos: FIFO (First In First Out) y PMP (Precio Medio Ponderado).

Al finalizar el año hemos de efectuar un control del deterioro del valor de las existencias para comprobar que su valor real no es inferior al valor con el que figuran en el inventario y la necesidad de efectuar un recuento físico de las mismas en nuestra contabilidad.

 

REVISIÓN INMOVILIZADO Y AMORTIZACIONES (CUENTAS GRUPO 2 Y 68)

El inmovilizado, en términos generales, está conformado por todos aquellos bienes que utilizamos de un modo duradero en el desarrollo de nuestra actividad. Dado que los utilizaremos durante varios años, su adquisición no se considera un gasto del ejercicio, sino una inversión, y su traslado a la cuenta de resultados se efectúa fraccionadamente, a través de la amortización. Cada año deberemos llevar a gasto (grupo 68) un porcentaje de cada elemento del inmovilizado, pero existen reglas contables para su aplicación y límites fiscales que conviene observar, a fin de evitar que parte de este gasto no sea deducible.

Para llevar un control de las amortizaciones, debe existir una ficha por cada elemento de activo donde reflejemos su valor de coste, coeficiente de amortización, su valor residual y las cuotas de amortización de cada ejercicio. Y es importante, comprobar que las amortizaciones se han efectuado correctamente, nunca por encima de su valor de coste.

 

GASTOS DE PERSONAL Y REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO (CUENTAS 640 Y 465)

Otra de las comprobaciones que deberemos realizar es la de las cuentas relacionadas con los gastos de personal: deberemos revisar que todas las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social se hayan traspasado a las cuentas 640 y 642, respectivamente. Del mismo modo, deberemos revisar que los importes de dichas nóminas coincidan con lo declarado en los modelos 111 y 190 (anual).

Por su parte, conviene comprobar que la cuenta 465 de “remuneraciones pendientes de pago” tiene un saldo equivalente a lo que resta pendiente de pagar a los trabajadores.

 

FONDOS PROPIOS

Hay que prestar especial interés a que se haya realizado el asiento de distribución del resultado del año anterior, aprobado en junta General por los accionistas. Si la Reserva Legal no ha alcanzado el 20% de la cifra de capital social se le debe destinar un 10% de los beneficios.

 

PERIODIFICACIÓN DE GASTOS (cuenta 480)

En ocasiones, a lo largo del año se efectúan pagos por adelantado de gastos que pueden corresponder a varios ejercicios. Estos pagos deben prorratearse, considerando gasto del ejercicio únicamente la parte que corresponde a cada ejercicio y así imputarlo correctamente.

 

IMPUESTO SOBRE BENEFICIOS

El asiento de impuesto de beneficios determina el último asiento previo a la regularización y cierre del ejercicio.

Hay que tener en cuenta que una vez realizado los ajustes correspondientes al resultado de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias en el Impuesto de Sociedades, si obtenemos una base imponible negativa, se generará un crédito fiscal que podremos compensar en los ejercicios futuros al verse minorada la base imponible positiva obtenida en los mismos. En el caso de que la empresa se haya constituido en los últimos tres años el crédito fiscal es del 15% y cuando superan los tres años el porcentaje es un 25%.

Podremos activar el crédito fiscal siempre y cuando tengamos la certeza de que la empresa va a seguir en funcionamiento el siguiente ejercicio. Se trata de un asiento que mejora el resultado de la empresa.

Las cantidades que resulten del cálculo de este tributo se contabilizarán en la cuenta 473 cuando la base imponible es positiva  en la 474 si la base imponible es negativa.

 

EN RESUMEN

Hay muchas maneras de gestionar la contabilidad, y todas pueden ser eficientes, siempre que reflejen los datos reales de la compañía y sirvan para tomar decisiones tanto en el corto como el largo plazo. Hoy en día no vale la gestión de la contabilidad con el único objetivo de cumplir con la presentación de impuestos.

Tanto si la contabilidad se gestiona de manera interna como externa debemos exigir datos actualizados y bien imputados para poder saber en cada momento la situación de nuestra empresa.

CONOCER E IDENTIFICAR LOS PUNTOS CLAVE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE TU COMPAÑÍA TE GARANTIZA LA TRANQUILIDAD DE SABER EN QUÉ PUNTO SE ENCUENTRA TU NEGOCIO Y DECIDIR HACIA DÓNDE QUIERES IR.

 

Carlota Teulats

Consultora Senior en Metagest